La hoja de cálculo de tu catálogo: los campos que importan

65 · 2026-10-03 · 22 min de lectura · English

La hoja de cálculo de un catálogo son tres tablas, no una — canciones, grabaciones y lanzamientos —, y los campos que importan en cada una son los que otro sistema te va a pedir o por los que te va a pagar: el identificador que ese sistema emitió, la participación que alguien firmó y, por cada registro, la fecha en que se hizo y la referencia con la que volvió. Todo lo demás — género, carátula, conteos de streams, cifras de regalías — pertenece a una tienda, a un panel o a un estado de cuenta, y copiarlo al registro deja el registro mal. La hoja es un índice de dónde está guardada la verdad, no la verdad. Cada celda nombra el sistema que emitió el valor o el documento que lo prueba.

• El anexo del propio ISRC Handbook dice que las obras musicales y las grabaciones son «categorías de entidad distintas» identificadas por categorías de identificador distintas, que una obra puede grabarse muchas veces y que una grabación es independiente del producto en que va. Eso son tres tablas: canciones con llave ISWC, grabaciones con llave ISRC, lanzamientos con llave UPC, donde cada fila de grabación nombra su canción y cada fila de lanzamiento lista sus grabaciones.
• Los identificadores se copian del sistema que los emitió y nunca se escriben de memoria: el ISRC de quien lo asignó, el ISWC de la sociedad que lo otorgó, el IPI de la PRO, el UPC de la distribuidora o de GS1. La especificación de Apple marca el ISRC de la pista y el UPC del álbum como «cannot be updated», así que uno equivocado en el registro queda equivocado por toda la vida del lanzamiento.
• Las columnas de titularidad guardan una afirmación; la columna del papel guarda la prueba. Por cada participación en el máster y cada participación de autor, el registro nombra el documento, dónde está archivado y la fecha en que se firmó. La cláusula A.14.6 del Handbook: asignar un ISRC «does not affect ownership in any way».
• Las columnas de registro son una por cada entidad que paga — la PRO, The MLC y SoundExchange; SOCAN, CMRRA y Re:Sound en Canadá —, cada una con la fecha del registro y la referencia que la entidad devolvió, nunca un chulo. SoundExchange exige el ISRC, el artista y el título para incluir una grabación, y además recoge el país de fijación y la fecha del primer lanzamiento; el formulario de The MLC lee autores por IPI, roles, editor y una participación de recaudo.
• Lo que se queda por fuera: todo lo que una tienda pueda cambiar después de la entrega, todo lo que un panel regenere y cualquier monto de dinero. Eso vive en la tienda, en el panel y en el estado de cuenta, y una copia en el registro amanece mal.

¿Una fila por qué cosa?

Una fila por grabación, con llave ISRC, y las canciones y los lanzamientos en tablas aparte: una canción tiene muchas grabaciones y una grabación va en muchos lanzamientos. No es una preferencia. Es lo que el estándar dice que son las cosas.

El ISRC Handbook le dedica un anexo: “Musical works (songs) and recordings are distinct categories of entity, and they are therefore identified by distinct categories of identifier.” Las obras y las grabaciones son categorías distintas de cosa, y por eso las identifican categorías distintas de código. Luego viene la frase que decide la forma de tu hoja: “A musical work may be recorded once or many times as different recordings, and each distinct recording would have its distinct ISRC.” Una obra puede grabarse una vez o muchas, y cada grabación distinta lleva su propio ISRC. Y la grabación es “independent of the product in which the recording is included”: independiente del producto que la contiene. El anexo lo dibuja como una figura de tres cajas y dos flechas — una obra musical se interpreta en una grabación, una grabación se incluye en un producto. Tres cajas. Tres tablas. No una pestaña por año, no una pestaña por álbum, no una sola hoja que se llama CATALOGO FINAL v3.

Esto es lo que hace la hoja de una sola tabla. Una fila por canción, y la versión del álbum, la versión de radio y el remix son tres grabaciones con tres ISRC y una sola celda. Una hoja con una fila por canción aguanta la primera grabación. A la segunda le toca escoger cuál ISRC guarda la celda, y a la tercera la hoja queda pecueca. Una fila por lanzamiento, y una grabación que está en el álbum y en la compilación son dos filas que se contradicen la primera vez que alguien corrige una. Una fila por grabación — la única forma que el estándar sostiene — y un sencillo es un UPC que lista un ISRC, el álbum es otro UPC que lista doce, y la grabación que aparece en los dos aparece una sola vez.

La unión son dos columnas. Una fila de grabación lleva el ISWC de la canción que interpreta o, mientras la sociedad lo emite, el título de la canción y sus autores, que es contra lo que se va a asignar el ISWC. Una fila de lanzamiento lista los ISRC que contiene, en orden de pista. Esa es toda la estructura, y es lo que le permite a un desconocido responder las tres preguntas para las que existe un catálogo — qué es esto, de quién es, dónde gana — sin preguntarte a ti. Los cuatro códigos identifican cuatro clases de cosa distintas; la hoja son tres de esas clases, cada una en su tabla, y la cuarta — las personas — es una columna en dos de ellas.

¿Qué columnas de identificadores importan, y de dónde sale cada valor?

Seis — ISRC, ISWC, UPC, IPI, el número de obra de la sociedad y la referencia de la distribuidora —, cada uno copiado del sistema que lo emitió, nunca escrito de memoria. Uno por grabación, uno por canción, uno por lanzamiento, uno por persona, uno por sociedad y uno por distribuidora. La regla es la columna. Qué sistema lo emitió es lo que hay que anotar al lado de cada uno.

Dos de esos son permanentes en el sentido más fuerte que existe. La especificación musical de Apple anota el ISRC de la pista como “required; cannot be updated” — obligatorio, no se puede actualizar — y el UPC del álbum como “cannot be updated”, y sus reglas para actualizar metadatos lo dicen por tercera vez: “Updates to the following tags will be ignored,” las actualizaciones a estas etiquetas se ignoran, y la lista es el UPC, el ISRC y el GRid. Una tienda te cambia un título, un género y un nombre de artista si lo pides. Esos dos no los cambia, y por eso son los dos que el registro tiene que tener bien antes de entregar cualquier cosa, y por eso un ISRC equivocado en una canción ya publicada es un procedimiento y no una edición.

La columna del ISRC tiene una columna compañera, y es la que le falta a casi todas las hojas: bajo qué código de registrante se asignó el ISRC. La cláusula 3.1 del Handbook dice que un ISRC “is assigned by the rights owner of the recording or an authorised representative,” lo asigna el titular de la grabación o un representante autorizado, y el representante suele ser una distribuidora asignando bajo su propio prefijo. Si el código es tuyo y qué pasa con el prefijo cuando te vas son dos páginas aparte; el trabajo del registro es la única columna que te deja responder cualquiera de las dos preguntas dentro de cinco años. Vacío es un valor válido en esa columna y en la del ISRC de al lado. Un código inventado no lo es. Dos códigos en una grabación y un código en dos grabaciones son las dos cosas en que se convierte una celda vacía que alguien rellenó.

La columna del ISWC es la que enseña la regla, porque el código llega en vez de buscarse. La agencia del ISWC es exacta: “An ISWC code is only allocated by the local Registration Agency when all of the creators of the work have been uniquely identified,” un ISWC solo se otorga cuando todos los autores de la obra han sido identificados de manera única, y la identificación de la que habla es “the IPI Name Numbers and Roles of all creators included in the work” — el número IPI y el rol de cada autor —, con al menos uno de ellos afiliado a la agencia. Así que una canción cuyo coautor nunca se afilió a una sociedad no tiene ISWC, no se le puede dar uno, y la celda se queda vacía hasta el día en que lo emitan. Mendeléyev dejó huecos en su tabla para elementos que nadie había encontrado todavía. Tu columna de ISWC merece la misma cortesía.

El IPI es la columna de las personas, y cuál de los números IPI de una persona va ahí es la pregunta para la que existe esa página; el registro guarda uno por autor y uno por editor, copiados de la PRO. El número de obra de la sociedad es la columna al lado del ISWC que nadie guarda y que toda sociedad lee. La propia página de SOCAN sobre sus números explica por qué hay dos: a una obra registrada en SOCAN “is first assigned a temporary code, which is replaced by the ISWC code a few weeks later,” primero se le asigna un código temporal que el ISWC reemplaza unas semanas después, y aparte su Work Number “is the work registration number SOCAN shares on earnings statements, Member Portal catalogues, and the Public Repertoire site,” el número de registro de obra que SOCAN muestra en los estados de cuenta, en el portal y en su repertorio público, que “is a SOCAN-specific number, while the ISWC is shared internationally between PROs.” Es un número propio de SOCAN; el ISWC se comparte entre sociedades. Una columna encuentra el registro; la otra identifica la canción. Y el UPC es del lanzamiento, emitido por GS1 como código de un artículo comercial — “unique to each of your products”, único para cada uno de tus productos, en palabras de GS1 — o por la distribuidora de un bloque que ella tiene, y copiado de donde sea que se haya entregado el lanzamiento.

¿Qué columnas de titularidad importan?

Por grabación, los titulares del máster y sus participaciones; por canción, la participación de cada autor y cada editor; y al lado de cada una, el documento que la prueba, dónde está y su fecha. La participación es la afirmación. La columna del papel es la prueba, y es la columna que un mánager lee primero.

El estándar es directo sobre lo que los códigos no son. La cláusula A.14.6: “Assignment of an ISRC does not affect ownership in any way and the use of a particular Registrant code in an ISRC does not imply that the assigning party owns the recording, or that royalties are to be paid to them.” Asignar un ISRC no afecta la titularidad de ninguna manera, y que un código de registrante aparezca en un ISRC no implica que quien lo asignó sea el dueño de la grabación ni que haya que pagarle regalías. Cada columna de identificadores de esta página es una etiqueta sobre la cosa. Ninguna dice de quién es, y un porcentaje que tú escribiste tampoco. Un 50 en una celda es una creencia con tipografía.

Así que la mitad de titularidad de la tabla de grabaciones son dos columnas y un puntero: los titulares del máster con sus participaciones, y el documento que hace ciertas esas participaciones — el escrito firmado que lo transfirió, el acuerdo con el productor si se prometieron puntos, la cesión de cada músico al que se le pagó una tarifa. La tabla de canciones tiene la misma forma para el otro derecho, porque una canción son dos propiedades y la hoja tiene que guardar las dos: la participación de cada autor sobre la convención de autor que suma 100, cada editor, y el split sheet que lleva las firmas — que es lo que hace que los números obliguen, y lo único en esta página que lo hace.

La columna del papel son tres columnas disfrazadas de una: el tipo de documento, dónde está y la fecha en que se firmó. El tipo, porque un catálogo con algo de edad carga split sheets, acuerdos con productores, cesiones, autorizaciones de samples, licencias de covers y un contrato de distribución, y un desconocido necesita saber qué clase de cosa está buscando. El lugar, porque un PDF firmado que solo tú sabes dónde está es un PDF firmado que no existe el lunes en que tú no estás. Y la fecha, porque una cesión se puede recuperar décadas después y la ventana se cuenta desde el día en que se firmó, que es un dato que nadie recuerda y que todo registro debería guardar. Los años de la ℗ y la © en cada fila de lanzamiento son la afirmación de titularidad tal como la publicaste; qué va en esas líneas tiene su propia página, y el trabajo del registro es guardar lo que pusiste ahí, para que la afirmación en la tienda y la afirmación en el papel se puedan comparar.

¿Qué columnas de registro importan?

Una columna por cada entidad que paga — la PRO, The MLC, SoundExchange; SOCAN, CMRRA y Re:Sound en Canadá —, con la fecha del registro y la referencia que devolvió. Nunca un chulo. Un chulo es lo que alguien creyó alguna vez; una fecha dice cuándo, y una referencia le permite al siguiente encontrarlo.

Las dos entidades estadounidenses publican exactamente qué columnas leen, y eso resuelve qué tiene que guardar el registro. La guía de registro de The MLC recorre su formulario paso a paso: “Only the Work Title field is required”, solo el título de la obra es obligatorio; los autores se buscan “by the writer's name or their IPI number,” por nombre o por número IPI, y “At least one Composer/Author or Composer writer role is required,” hace falta al menos un rol de compositor o autor; un editor y una participación de recaudo que “must be between 0.01% and 100%”; y un paso opcional de grabaciones — título y artista — porque “Recording information entered here helps with the automated matching process,” la información de la grabación ayuda al emparejamiento automático. Eso es la tabla de canciones leída en voz alta: título, autores con IPI y rol, editor, participación, y las grabaciones en que se interpretó la canción. The MLC no exige ningún identificador para registrar una obra y dice que incluirlos es “strongly recommended”, muy recomendado, que es la versión cortés de la regla de copiar de arriba.

SoundExchange lee la tabla de grabaciones, y también nombra sus columnas: “To include a recording in our database we require certain basic points of metadata, including the recording’s ISRC, the artist and track title, but we also collect information that can help with international royalty collection such as the ‘country of fixation’ and ‘date of first release’.” Para incluir una grabación exige el ISRC, el artista y el título, y además recoge el país de fijación y la fecha del primer lanzamiento. Dos columnas que casi ninguna hoja carga — dónde se grabó y cuándo salió por primera vez — son, por lo tanto, columnas de la tabla de grabaciones, porque una entidad que paga las pide. Y repite la regla de una fila por grabación desde su lado: “A single ISRC should only be used for one recording, and each distinct recording should only have one ISRC.” Un solo ISRC para una sola grabación, y cada grabación distinta con un solo ISRC.

Qué paga cada entidad y cómo entrar a cada una no es asunto de esta página. El mapa de qué entidad tiene qué flujo es una página; la PRO, SoundExchange, The MLC y el trío canadiense tienen cada uno la suya. El trabajo del registro es más angosto: por cada canción, la fecha y la referencia en cada entidad que paga por canciones; por cada grabación, lo mismo en cada entidad que paga por grabaciones. Del lado canadiense eso es una columna más de lo que parece, porque un artista independiente es a la vez el intérprete y el dueño de la grabación — el maker, en la palabra de la ley canadiense — y se registra como cada uno. Donde una columna esté vacía, la celda vacía es la lista de pendientes, que es en lo que la auditoría la convierte una vez al año.

¿Qué no va en la hoja de cálculo?

Todo lo que una tienda pueda cambiar después de la entrega, todo lo que un panel regenere y cualquier monto de dinero. El género, la carátula, las letras, los conteos de streams y las cifras de regalías viven en la tienda, en el panel y en el estado de cuenta, y una copia de cualquiera de ellos en el registro amanece mal.

La prueba para el primer grupo ya está impresa. Apple califica cada campo de entrega según si se puede actualizar, y los campos que marca como modificables — nombre del sello, territorio, fechas, idioma, título, versión, géneros, artistas y roles — son los campos de la tienda: la tienda los muestra, a la tienda se le puede pedir que los cambie, y la versión que está en la tienda es la que es cierta. Un registro que los copia guarda una segunda versión que va a quedar mal la primera vez que una nueva entrega mueva la primera. Los dos campos que Apple marca como permanentes son los dos que el registro ya guarda, y tres de los modificables se quedan en el registro por razones propias — el ISWC porque lo emitió una sociedad, la ℗ y la © porque las publicaste como una afirmación. Todo lo demás de ese formulario es de la tienda. El conteo de streams es el caso más puro: es un número que el panel regenera todos los días y el registro no puede. Cópialo y el registro amanece mentiroso.

El segundo grupo es el dinero, y la razón es la llave. El registro de un catálogo tiene como llave la grabación; un estado de cuenta de regalías tiene como llave el periodo y el pagador, y leer uno es un trabajo con su propio orden. Ponle una columna de ingresos a una fila de grabación y tienes dos documentos usando una sola llave, y el día en que llega el siguiente estado de cuenta la fila queda vieja y el estado de cuenta es lo único que está bien. Un panel reconstruye ese número por su cuenta y no cobra por hacerlo. Cópialo al registro y le quitaste el trabajo al panel para dártelo a ti, y vas a pasar el resto de tu carrera cuadrando a mano una cifra que el panel ya tiene.

La falla contraria merece una frase, porque es la común. El panel de una distribuidora no es un registro: guarda tus identificadores y nada de lo que firmaste, y los guarda mientras seas cliente. El registro guarda lo que es permanente o lo que firmaste. La tienda guarda lo que se muestra. El estado de cuenta guarda lo que se pagó. Tres documentos, tres llaves, y el único que te toca guardar a ti es el primero.

¿Cómo se mantiene cierta?

Una fecha de última verificación en cada fila, un solo archivo con un solo dueño, una exportación fuera de la bandeja de una sola persona y un chequeo contra las entidades cada año. Y antes de que alguien más tenga que leerla. El registro no se revisa solo; la columna de la fecha es lo que te dice cuánto hace que nadie lo hizo.

El chequeo es la auditoría, y esta página es lo que ella audita: cada casilla de esa lista es una columna de aquí comparada contra lo que una tienda o una entidad realmente tiene. Para los identificadores eso significa leer el código de vuelta desde la tienda y cotejarlo con la celda; para los registros, abrir el portal y cotejar la referencia; para el papel, abrir la carpeta y encontrar el archivo. Una fila que pasó hace un año pasó hace un año. Escribe la fecha, no el chulo — la misma regla de las columnas de registro, por la misma razón.

Después expórtala y pon la exportación donde una segunda persona la alcance, porque un registro que tiene que sobrevivir a tus próximos cuatro computadores tiene que sobrevivir a que tú estés ocupado, y una copia en una sola bandeja no es una copia. Este es el documento que un mánager pide el primer día, y las columnas de arriba son las preguntas que va a hacer, en el orden en que las va a hacer — qué es esto, de quién es, dónde gana y dónde está el papel. Qué más necesita ese primer día tiene su propia página. Esta se detiene en la forma de lo que se le entrega: tres tablas, una regla, y cada celda nombrando dónde está guardada la verdad.

Preguntas frecuentes

¿Qué va en la columna de ISRC de una grabación que todavía no tiene ISRC?

Nada; deja la celda vacía y anota, en la columna de al lado, quién va a asignar el código — tu distribuidora bajo su código de registrante, o tú bajo el tuyo. Un ISRC se asigna una sola vez, por el titular de la grabación o su representante, y un código inventado para llenar una celda es un código equivocado en una canción ya publicada.

¿La hoja de cálculo demuestra que soy dueño de algo?

No; una fila que dice que tienes el 50 por ciento de una canción es una afirmación, y el split sheet firmado al que apunta es la prueba. El estándar del ISRC dice en su propio texto que asignar un código no afecta la titularidad de ninguna manera, y lo mismo aplica para cada celda de un registro.

¿La hoja de cálculo debería guardar montos de regalías?

No; una cifra de regalías pertenece a un estado de cuenta, que es otra tabla con otra llave — periodo y pagador, no grabación — y copiar cifras de los estados de cuenta al registro del catálogo produce un documento que queda mal el día en que llega el siguiente.

¿Cuál es la diferencia entre el número de obra de SOCAN y un ISWC?

El número de obra de SOCAN es la referencia propia de SOCAN para un registro, y aparece en sus estados de cuenta y en su portal; el ISWC es el código internacional de la obra musical, asignado cuando todos los autores tienen IPI y compartido entre sociedades. Guarda los dos: el primero encuentra el registro, el segundo identifica la canción.

Fuentes

• IFPI, ISRC Handbook, 4.ª edición (2021, PDF, en inglés) — anexo B y B.1, página 25: las obras y las grabaciones como categorías de entidad distintas, una obra grabada muchas veces, una grabación independiente de su producto, y la figura que dibuja obra, grabación y producto; cláusula 3.1, página 5: asignado por el titular o un representante autorizado; cláusula A.14.6, página 24: la asignación no afecta la titularidad.
• Apple, Apple Music Specification (en inglés) — el ISRC de la pista «required; cannot be updated», el UPC del álbum «cannot be updated», y la sección de actualizaciones de metadatos que lista las etiquetas cuyas actualizaciones se ignoran.
• ISWC International Agency, How to get an ISWC (en inglés) — se otorga solo cuando todos los autores han sido identificados de manera única; solo lo asigna la agencia de registro.
• ISWC International Agency, ISWC for Creators and Publishers (en inglés) — las dos condiciones: metadatos completos con los números IPI y los roles de todos los autores, y al menos un autor afiliado a la agencia.
• The MLC Help Center, How to register works with The MLC (en inglés) — el formulario paso a paso: título obligatorio, autores por nombre o IPI con un rol, editor y participación de recaudo, grabaciones opcionales para el emparejamiento.
• The MLC, Know Your Identifiers (en inglés) — ningún identificador es obligatorio para registrar, todos muy recomendados.
• SoundExchange, All About ISRCs (2023-12-21, en inglés) — los metadatos exigidos para incluir una grabación, el país de fijación y la fecha del primer lanzamiento, y un ISRC por grabación.
• SOCAN Magazine, Important Codes & Numbers (2025-11-20, en inglés) — el código temporal que el ISWC reemplaza, el Work Number propio de SOCAN, y el IPI que asigna la PRO.
• GS1 US, What is a GTIN? (en inglés) — una llave que identifica un artículo comercial, única para cada producto.

Cada página citada aquí se leyó en la fecha que encabeza esta pieza. El ISRC Handbook es un PDF y se leyó a través de un decodificador local, porque esta máquina no tiene ninguna de las herramientas habituales para PDF; cada pasaje citado se cotejó contra el pie de página del propio documento y contra los números de cláusula que este sitio ya había citado del mismo. Las columnas están escritas contra la práctica de Estados Unidos y Canadá — las entidades nombradas son las de esos dos países — y nada de esto es asesoría legal: la hoja guarda las afirmaciones, y los documentos a los que apunta son lo que lee un abogado.

Para llevar el registro

Las tres tablas de arriba son alrededor de lo que está construido CatalogTracker: lanzamientos con su UPC, sus fechas, sus territorios y sus líneas ℗ y ©; pistas con ISRC, ISWC y versión; las personas como partes con un IPI, un ISNI y una PRO junto a cada nombre; splits de máster y de edición por pista que tienen que sumar 100; el acuerdo subido junto a las grabaciones que cubre, con un hash de contenido y una advertencia cuando los splits o las partes cambiaron después de la firma; y un historial de quién cambió qué. No guarda ninguna fecha de registro ni ninguna referencia de ninguna entidad — esas columnas siguen siendo tuyas — y exporta el catálogo como JSON completo y como un CSV de trece columnas que la propia app describe como incompleto, que es la palabra honesta para lo que una hoja plana le hace a tres tablas. En desarrollo para iPhone.