Qué necesita un mánager del catálogo de un artista el primer día

69 · 2026-10-07 · 22 min de lectura · English

El primer día un mánager necesita cuatro cosas del catálogo de un artista: los códigos, el papel, los registros y el acceso. Cada grabación, cada lanzamiento y cada canción con su ISRC, su UPC y su ISWC; los documentos firmados que dicen de quién es cada cosa y qué se ha prometido ya sobre ella; el estado de cada registro que paga, en Estados Unidos y en Canadá; y un login propio del mánager en cada sociedad y cada tienda que lo ofrezca. Sin los códigos no se puede reclamar ni disputar nada. Sin el papel no se puede licenciar ni firmar nada. Sin los registros el estado de regalías llega corto. Sin acceso, el mánager es un desconocido para cada organización que tiene la plata.

Los códigos: el ISRC de cada grabación, el UPC de cada lanzamiento y el ISWC de cada canción, con el número IPI de cada autor, guardados en un registro por fuera del dashboard de cualquier distribuidora. Cada reclamación, cada registro, cada retiro y cada disputa se identifica por un código, no por un título.
El papel: los documentos firmados que dicen de quién es cada grabación y cada canción y qué se ha prometido sobre ellas: split sheets, cesiones, acuerdos de productor, el contrato de distribución y cualquier contrato de sello, de licencia, de administración o de mánager anterior que siga vigente.
Los registros: por cada canción y cada grabación, si está inscrita donde gana —una PRO, The MLC y SoundExchange en Estados Unidos; SOCAN, CMRRA y Re:Sound en Canadá— y con qué números.
El acceso: un login propio del mánager, concedido dentro de la cuenta del artista. ASCAP asigna un usuario designado, SOCAN un representante autorizado, SoundExchange Direct un invitado con acceso de solo lectura o con repertorio, The MLC un usuario Super, Finance o Copyright; Spotify for Artists y Apple Music for Artists tienen roles de equipo. Cada una publica el mecanismo en su propia página.
La excepción: el centro de ayuda de DistroKid dice que una cuenta está diseñada para una sola persona, con un correo y una contraseña, y que no se puede crear un segundo juego de credenciales. Un mánager lee esa cuenta a través de lo que el artista descarga y le entrega, y guarda el registro en otra parte.

¿Por qué un mánager necesita los códigos antes que los títulos?

Cada registro donde un mánager inscribe, reclama o disputa funciona con códigos: el ISRC de una grabación, el ISWC de una canción, nunca un título. El artista conoce el catálogo como cuarenta títulos. El mánager tiene que conocerlo como cuarenta códigos, y las dos listas no son la misma lista.

Son cuatro y la página sobre cuál código es cuál tiene el mapa; lo que importa aquí es qué destraba cada uno. El ISRC es la grabación, y es lo que nombra una reclamación en SoundExchange, lo que nombra una solicitud de retiro, lo que lleva cada línea de un estado de regalías y sobre lo que se pelea una disputa por duplicado. El ISWC es la canción, y es a lo que se resuelve el registro de una sociedad cuando dos autores radicaron el mismo título con dos ortografías distintas. El UPC es el lanzamiento, y responde preguntas que el ISRC no puede. Y el número IPI es el autor, que es el número que vuelve pagadero un registro en vez de simplemente radicado. Un mánager que tiene esos cuatro por cada canción puede abrir una cuenta, radicar una reclamación, responder una búsqueda y leer un estado de regalías sin preguntarle a nadie. Un mánager que tiene títulos no puede hacer nada de eso.

Dónde están los códigos es la segunda pregunta, y el primer lugar donde mirar es un dashboard en el que el mánager no puede entrar. Cada tienda publica el ISRC en alguna parte, así que un código perdido se recupera de a una búsqueda; de quién es el prefijo de registrante del que salieron los códigos decide quién puede asignar el siguiente, y vale la pena dejarlo por escrito antes del primer lanzamiento con mánager nuevo. Pero el registro que importa es el que el artista guarda por fuera de cualquier distribuidora, y si ese registro no existe el primer día, construirlo es la primera tarea: antes del pitch, antes de la gira, antes de que alguien hable de un plan. Un mánager que tiene que pedir el código cada vez no está manejando el catálogo. Lo maneja el artista, con peor horario.

¿Qué papeles tiene que leer un mánager la primera semana?

Todo documento que decida de quién es cada grabación y cada canción, y qué se ha prometido ya sobre ella. Split sheets, cesiones, acuerdos de productor, el contrato de distribución y cualquier contrato de sello, de licencia o de administración que siga vigente. Lo primero que le llega a un mánager es una solicitud o una oferta, y las dos se responden con papel.

Empieza por el motivo. Una sincronización, un sample, un cover, el interés de un sello: cada uno pregunta de quién es qué, y la Oficina de Copyright de Estados Unidos deja clara la forma de la respuesta (en inglés): “A sound recording and the music, lyrics, words, or other content included in the recording are separate copyright-protected works,” y las dos son “commonly owned and licensed separately” — la grabación y la canción son obras protegidas por separado, y normalmente tienen dueños distintos y se licencian por separado. Dos copyrights en cada canción. Un mánager solo puede decirle que sí a un supervisor musical por la mitad que su cliente controla, y un sí sobre la grabación sola es medio sí. Así que el papel tiene que responder, canción por canción, de quién es el máster y de quién es la canción, y la respuesta nunca es un recuerdo, porque una cesión de copyright necesita un escrito firmado, y qué hace que una firma obligue tiene su propia página.

Del lado de la canción eso significa un split sheet, firmado por cada autor, por cada canción, y un mánager que lo lea debería saber qué no cubre un split sheet, porque las solicitudes caen justo en los huecos. Del lado de la grabación significa el papel del productor —qué compró el pago y de qué son porcentaje los puntos— y una cesión de cada músico de sesión, porque un músico que no firmó nada es una pregunta que llega la semana en que al disco le va bien. Después, los contratos dentro de los que ya está el catálogo: el de distribución, por su comisión, su plazo y su proceso de retiro, y por qué le pasa al catálogo si la distribuidora deja de operar; el de una administradora editorial, si la hay, por qué compra su porcentaje y cuánto dura; y el de un sello, si lo hay, que alcanza el otro copyright de maneras que la primera página nunca dice. Cada cesión de ese montón lleva una fecha, y esa fecha es desde la que se cuenta una ventana de terminación décadas después, así que el mánager anota la fecha al lado de la cesión.

Un documento más, y es el que a nadie se le ocurre pedir: el contrato del mánager anterior. Si trae una cláusula de comisión posterior al plazo —el mánager saliente sigue comisionando los ingresos de los negocios que cerró durante su periodo—, entonces los ingresos que el mánager nuevo está por comisionar ya están comprometidos en parte, mientras dure esa cláusula. La cláusula se nombra aquí como algo para leer y nada más, porque a qué compromete un contrato de mánager es un tema aparte. Pero léela la primera semana. No estás recibiendo un catálogo. Estás recibiendo un edificio con inquilino adentro.

¿Cuáles registros tiene que ver un mánager?

Si cada canción y cada grabación está inscrita en cada entidad de recaudo que paga, en Estados Unidos y en Canadá, y con qué números. En Estados Unidos son una PRO, The MLC y SoundExchange; en Canadá, SOCAN, CMRRA y Re:Sound. Un registro que existe con el número equivocado, o sin número de nadie, no le paga a nadie.

El mapa de cada flujo de regalías es la lista de chequeo, y esta página lo lee como tal sin repetirlo. La plata de ejecución pública de la canción está en la PRO, que les paga a los autores y editoras que puede identificar por número IPI; la plata mecánica de la canción en Estados Unidos está en The MLC, que les paga a los miembros que registraron la obra; la plata de ejecución digital de la grabación en Estados Unidos está en SoundExchange, que les paga al artista principal y al dueño que logra emparejar con un ISRC. En Canadá la plata de la grabación pasa por Re:Sound, con su propia prueba de elegibilidad, y la de la canción por SOCAN y CMRRA. Seis puertas, y un mánager necesita ver, por canción y por grabación, en cuáles de ellas ya está el catálogo.

Cada uno de esos registros es un cruce por un número. El registro del autor se vuelve pagadero cuando lleva el IPI del autor; la obra recibe su ISWC de una sociedad, no de un formulario que el mánager pueda radicar; la grabación se empareja por ISRC. Por eso los códigos fueron lo primero en esta página: un mánager que llega con los números lee cada registro en una tarde, y un mánager que llega con títulos está buscando una ortografía en seis bases de datos.

Después, los relojes. El de SoundExchange es un reglamento federal, 37 CFR §380.4(b) (en inglés): cuando la entidad no logra identificar o ubicar al intérprete o al dueño al que le corresponde un pago, “must retain the required payment in a segregated trust account for a period of three years from the date of the first distribution of royalties from the relevant payment by a Licensee,” y “No claim to distribution shall be valid after the expiration of the three-year period” — debe guardar el pago en una cuenta fiduciaria separada durante tres años desde la primera distribución, y después de esos tres años ninguna reclamación vale. Un mánager que registra una grabación en su segundo año le ganó al reloj; en el cuarto, la plata ya no está. La plata sin emparejar de The MLC está detrás de sus herramientas de emparejamiento, y la caja negra en cada entidad de recaudo es donde un mánager mira antes del primer estado de regalías, no después. Y con todo registrado, el estado sigue llegando corto por seis causas, la mayoría sin ser errores, que es por lo que los estados se leen de último, después de los registros, y no primero.

¿Qué logins necesita un mánager, y cuáles no se comparten nunca?

Un login propio del mánager, concedido dentro de la cuenta del artista en cada organización que lo ofrezca; nunca la contraseña del artista. Cuatro de las entidades de recaudo de esta página publican exactamente cómo, y también las dos tiendas cuyas páginas de artista un mánager va a tener que tocar.

El centro de ayuda de ASCAP responde la pregunta de frente: “We recommend that you never share your ASCAP Member Access username or password. Instead, you can assign a designated user (DU).” Nunca compartas el usuario ni la contraseña; asigna un usuario designado. Un usuario designado es «alguien autorizado por un miembro de ASCAP para ver o administrar su cuenta de Member Access» (en inglés) —un asesor de confianza, un business manager, un empleado— con su propio usuario y su propia contraseña, y con permisos que el miembro puede cambiar o borrar en cualquier momento. El miembro entra a Designated Users en el menú de perfil, agrega a la persona y marca los permisos. Ese es todo el mecanismo, y es la forma que toman todos los demás de esta página: la cuenta sigue siendo del artista, el mánager recibe una llave propia y la llave se puede quitar.

SOCAN lo llama representante autorizado (en inglés): “a person who can do business with SOCAN on behalf of a member”, una persona que puede hacer gestiones ante SOCAN a nombre de un miembro, y su página dice quiénes suelen serlo: “accountants, managers, lawyers, publishers etc.” El miembro selecciona los permisos dentro del portal —cambio de dirección, firma autorizada, registro y modificación de obras, solicitudes de información de ingresos, acceso en línea a estados y catálogo— y sube la documentación que respalda la autorización. Y luego la frase que un mánager nuevo debería leer dos veces: “Without a complete authorized representative application from the member, SOCAN will not accept direction from anyone other than the member.” Sin una solicitud completa de representante autorizado hecha por el miembro, SOCAN no acepta instrucciones de nadie que no sea el miembro. Hasta que llegue ese formulario no eres el mánager. Eres un desconocido con opiniones.

SoundExchange separa las dos preguntas que de verdad tiene un mánager —¿puedo verlo? y ¿me pueden pagar a mí?— y las responde en páginas distintas. Sobre el acceso, SoundExchange Direct (en inglés) le da a cada cuenta un contacto principal, que “does not have to be the artist or rights owner the account is registered to — it could be a financial advisor, business manager, or anyone the registrant deems fit for the role” —no tiene que ser el artista ni el titular; puede ser un asesor financiero, un business manager o quien el registrante decida—, y una lista de hasta 50 invitados con dos niveles: “view only”, que ve los datos de membresía y el historial de pagos y no cambia nada, y “view with repertoire”, que además puede ver todas las grabaciones asociadas a la cuenta y presentar reclamaciones a nombre de ella. Los invitados se agregan dentro del portal y se quitan de la misma manera. Sobre el pago, la respuesta de las preguntas frecuentes (en inglés) a I manage a recording artist – can their royalties be paid to me directly? abre con “It is our strict policy that we cannot pay third parties” —es política estricta no pagarle a terceros—, y la lista cerrada de a quién se le paga está en la página del registro. Un mánager puede reclamar a nombre del artista. La plata le sigue llegando al artista.

The MLC les da a sus usuarios tres niveles de permiso y publica qué puede hacer cada uno (en inglés). Los Super Users tienen “full capabilities for the Member account” —todas las capacidades sobre la cuenta del miembro—: información bancaria y tributaria, agregar otros usuarios, administrar permisos, y ver, editar y crear obras. Los Finance Users manejan lo tributario y lo bancario y ven los reportes, y pueden sugerir emparejamientos, pero “cannot view, edit or create works”: no pueden ver, editar ni crear obras. Los Copyright Users “can manage the catalog by viewing, editing and creating works” —administran el catálogo viendo, editando y creando obras— y no pueden ver los permisos de usuario. Un Super User agrega a los demás desde User Permissions en la configuración del miembro, y la invitación llega al correo del usuario nuevo. La cuenta es un Member (en inglés) —“the person or entity that is authorized to administer musical works, and receive digital audio mechanical royalties”, la persona o entidad autorizada para administrar obras musicales y recibir sus regalías mecánicas digitales— y el mánager es un usuario adentro, con el nivel que el artista haya elegido.

Las tiendas funcionan igual para la página de artista, que un mánager toca la primera semana tenga o no tenga algo mal. Spotify for Artists (en inglés) tiene tres niveles de acceso —Admin, Editor y Reader ven las estadísticas, el roster y el perfil; los Editors y los Admins editan el perfil, presentan lanzamientos próximos y manejan campañas; solo los Admins agregan y editan métodos de pago— más un Team Admin opcional que invita y quita miembros y fija el nivel de los demás. Apple Music for Artists (en inglés) le asigna Admin a “the artist or artist manager who first gains access to a page” —el artista o el mánager del artista que primero obtenga acceso a la página—, y ese Admin revisa cada solicitud posterior y reparte Admin, Analyst o Profile Editor. Fíjate en el orden de la frase de Apple: un mánager que reclama la página primero es el Admin, que es una razón para que el artista la reclame antes que el mánager, y para que invite en vez de ser invitado. Para cualquier sociedad o tienda que no esté nombrada aquí, la pregunta es la misma y la respuesta está en su página de ayuda o no está; pregunta, y si la respuesta es «comparte el login», ese es un dato sobre la organización que vale la pena saber el primer día.

¿Por qué la cuenta de la distribuidora es el problema?

DistroKid dice que una cuenta está diseñada para una persona, un correo y una contraseña, y que no se puede crear un segundo login. La distribuidora tiene cada código que el artista posee, y es la única cuenta de esta página sin una llave para entregarle a un mánager.

El propio centro de ayuda de DistroKid (en inglés) lo dice completo: “DistroKid accounts are designed to be accessed by one individual, with one email address and one password. It is not possible to create two separate sets of login credentials for one DistroKid account. If you wish to provide access to your DistroKid account to another individual, the email address and password for your account must be shared with them. For security reasons, DistroKid does not recommend this.” Las cuentas están diseñadas para una sola persona, con un correo y una contraseña; no es posible crear dos juegos de credenciales para una cuenta; si quieres darle acceso a otra persona, tienes que compartirle el correo y la contraseña; y por razones de seguridad, DistroKid no lo recomienda. Lee eso al lado de la frase de ASCAP de la sección anterior. Una persona, un correo, una contraseña, y detrás cada código que el artista posee: un diseño que le queda debiendo a la única regla sobre la que está construido el resto de esta página, que es que nadie comparte una contraseña. Si el artista termina compartiendo la clave, el que la cagó no fue el artista. Fue el diseño.

Entonces el mánager no entra. El mánager pide dos cosas que el artista puede descargar desde su propia sesión: la lista de lanzamientos, con cada ISRC y cada UPC, y los estados de regalías, hasta donde llegue la cuenta; lo que el dashboard le deje exportar al artista, en el formato en que venga. Esos dos archivos son la distribuidora hasta donde un mánager la necesita el primer día, y también son la materia prima de el registro que el artista debería haber tenido de todas formas: los códigos, guardados donde la distribuidora no pueda cerrarlos. Qué le hace un cierre a un catálogo que vivía solo en un dashboard tiene su propia página, y es la misma lección con peor momento. Esta página nombra una distribuidora porque una distribuidora publicó la frase. Para cualquier otra, el mánager le hace la misma pregunta a su centro de ayuda en la primera hora y anota la respuesta al lado del login que no puede tener.

¿Qué no puede esperar, y qué sí?

Los códigos, los splits firmados y el acceso del mánager no pueden esperar; metadatos, créditos y limpieza del perfil se programan cuando exista el registro. El orden es la prioridad, y la prioridad es aquello sin lo cual nada más se puede reconstruir.

La lista de chequeo ya lo dijo: identificadores y splits firmados primero, porque todo lo demás se puede reconstruir a partir de esos dos y nada se puede reconstruir sin ellos, y esta página lo toma como premisa en vez de volverlo a argumentar. Lo que cuesta «reconstruir» es el motivo: un ISRC perdido es una búsqueda en la página de una tienda, y cuarenta son una tarde, y cuatrocientos son el mes que contrataron al mánager para gastar en otra cosa. Un split sheet que falta es una conversación con todos los que estaban en el cuarto, y la conversación se pone más difícil cada mes que el disco gana. El acceso es lo tercero que no puede esperar, porque cada otra tarea de esta página se hace dentro de una cuenta, y hasta que los formularios estén radicados, el mánager las hace pidiéndole al artista que las haga.

Lo que espera es todo lo que está mal en vez de faltar. Un título formateado contra la guía de la tienda, los campos que una distribuidora rechaza, una canción en la página de artista equivocada y cómo llegó ahí, un crédito que falta en una tienda: cada uno tiene un arreglo con una fila y un ticket, y cada uno se puede programar para la tercera semana sin que cueste un peso en la primera. Van a la lista. No van de primeros.

Entonces, el paquete del primer día en una frase: un registro de cada grabación, cada lanzamiento y cada canción con sus códigos; el papel firmado de cada dueño y de cada contrato; una nota por canción y por grabación de cuál de los seis registros la tiene y con qué número; y un login propio del mánager en cada uno de los que lo ofrezcan, con las exportaciones de la distribuidora en lugar del que no. El segundo día es la auditoría, que es el mismo catálogo con otra pregunta: no ¿lo tengo? sino ¿está bien? Y antes de que el mánager firme algo a nombre del artista, o responda una solicitud de licencia con un sí, el documento que dice que el mánager puede es uno que un abogado de música lee primero, porque para qué es esa hora es exactamente la frase del contrato que dice quién puede comprometer a quién. Consigue las cuatro cosas. Después consigue la auditoría. Y después vete a manejar algo.

Preguntas frecuentes

¿Un mánager puede registrar las obras o las grabaciones del artista por él?

En las organizaciones que publican un mecanismo de acceso delegado, sí: dentro de la cuenta del artista y con un permiso que el artista le concedió. El invitado con «view with repertoire» de SoundExchange Direct puede presentar reclamaciones a nombre de la cuenta, el Copyright User de The MLC puede crear obras y SOCAN incluye el registro de obras entre los permisos que un miembro puede asignar. La cuenta sigue siendo del artista y la plata se le paga al artista.

¿Un mánager necesita todo esto si el artista tiene sello?

Sí; las mismas cuatro cosas, con el contrato del sello sumado al papel. El sello tiene las grabaciones que le pertenecen y reporta sobre ellas, y el mánager sigue necesitando los códigos, las canciones, el plazo y la tarifa del contrato, y los registros que el sello no hace: el del autor en una PRO y la participación del artista principal bajo la sección 114, que SoundExchange le paga al artista y no a través del sello.

¿Y si el catálogo salió hace años y nadie registró nada?

La misma lista, leída contra tres relojes: SoundExchange guarda una regalía sin reclamar durante tres años desde la primera distribución del pago y ninguna reclamación vale después; The MLC guarda la plata sin emparejar contra su proceso de emparejamiento; y en Estados Unidos una cesión hecha después de 1977 se puede terminar a los treinta y cinco años. Primero registra, después reclama y de último lee los estados de regalías.

Fuentes

ASCAP Help Center, Can I give someone else viewing or editing access to my Member Access account? (en inglés) — nunca compartir el usuario ni la contraseña de Member Access; el usuario designado, quién puede serlo, sus credenciales propias y los permisos que el miembro cambia o borra en cualquier momento; cómo se asigna.
SOCAN, Authorized Representatives (en inglés) — la definición; los ejemplos de quién actúa por un miembro; los permisos que el miembro selecciona; la documentación de respaldo que se sube; y que sin una solicitud completa SOCAN no acepta instrucciones de nadie distinto del miembro.
SoundExchange, Primary & Guest Access in SoundExchange Direct: Everything You Need to Know (24 de noviembre de 2020, en inglés) — el contacto principal, que no tiene que ser el registrante; hasta 50 invitados; «view only» y «view with repertoire»; que el segundo puede ver todas las grabaciones y presentar reclamaciones a nombre de la cuenta; cómo se agregan y se quitan invitados dentro del portal.
SoundExchange, Frequently Asked Questions (en inglés) — I manage a recording artist – can their royalties be paid to me directly?: la política estricta de no pagarle a terceros y la lista cerrada de a quién se le paga la plata de intérprete. Todas las respuestas se muestran en una sola página, así que se enlaza la página y no un ancla.
The MLC Help Center, What are the different types of user permissions? How do I manage users? (en inglés) — Super, Finance y Copyright Users y qué puede hacer cada uno; cómo un Super User agrega, quita y edita usuarios.
The MLC Help Center, What is a Member? How do I create one? (en inglés) — la definición de Member como la persona o entidad autorizada para administrar obras musicales y recibir regalías mecánicas de audio digital.
DistroKid Help Center, Can I Give Access to My DistroKid Account to Other People? (actualizado el 27 de febrero de 2026, en inglés) — una persona, un correo, una contraseña; ningún segundo juego de credenciales; compartir como única vía, y no recomendada.
Spotify for Artists, soporte, Access levels in Spotify for Artists (en inglés) — Admin, Editor y Reader y qué puede hacer cada uno; Team Admin como nivel adicional opcional.
Apple Music for Artists, soporte, Manage users on your account (en inglés) — el primer artista o mánager que obtiene acceso es el Admin; Admin, Analyst y Profile Editor; las solicitudes las revisa el Admin.
Oficina de Copyright de Estados Unidos, Musicians (en inglés) — la grabación sonora y la música, la letra y las palabras como obras protegidas por separado, normalmente con dueños distintos y licenciadas por separado.
37 CFR §380.4 (Cornell LII, en inglés) — (b), las regalías sin reclamar guardadas en una cuenta fiduciaria separada durante tres años desde la primera distribución, y ninguna reclamación válida después.
17 U.S.C. §114(g)(2)(D) (Cornell LII, en inglés) — la participación de los artistas principales en los ingresos de la licencia legal, pagada por grabación al artista.

Todas las páginas citadas se leyeron en la fecha que está arriba de esta pieza. Los mecanismos de acceso son los de cada organización, tal como los publicaba ese día; un portal que cambia cambia la frase, y la página llevará una corrección con fecha si eso pasa. Esta página nombra una distribuidora porque esa distribuidora publicó la frase citada, y no afirma nada sobre ninguna otra. Nada de esto es asesoría legal sobre un contrato de mánager, una licencia o una cesión que tengas enfrente: las leyes y las empresas se citan en sus propias palabras, y un abogado es quien dice cuál cláusula rige la tuya.

Para llevar el registro

Las cuatro cosas de esta página son un solo registro, y el registro es lo que un mánager pide. CatalogTracker lo guarda: cada lanzamiento y cada canción con su ISRC, su ISWC y su UPC, buscables por cualquiera de ellos; las partes con su IPI y su PRO junto al nombre; los splits de máster y de publishing por canción con un estado de confirmado, listo, pendiente o borrador; los contratos subidos junto a las grabaciones que cubren, con un hash de contenido y una advertencia cuando las partes o los splits cambiaron después de la firma; y un historial de quién cambió qué. Su exportación en JSON es una copia completa de todo eso, que es el paquete de entrega en un solo archivo. No guarda ningún login de nada —es el registro al lado de las cuentas, no una puerta hacia ellas— y esta página no pretende otra cosa. En desarrollo para iPhone.